ChatGPTに渡す表は「1行1件」に

制作記録をChatGPTに渡して「作業時間を区分別に合計して」と頼む前に、表の1行が何を表すかを確かめましょう。作品1点なのか、作業1回なのか。この単位が混ざっていると、何を数え、どの時間を足したいのかが伝わりにくくなります。

OpenAIの表を分析に向けて準備する公式案内では、先頭行に意味の分かる列名を置き、1行を1件の記録にするよう勧めています。まず「この表の1行は、作業1回を表す」と言葉にしてから整えると、残す情報を決めやすくなります。

同じ作品名でも、別の作業なら別の行

次は編集部が提案する架空の制作記録です。実際の分析結果ではありません。「作業1回」を単位に、日付・作品名・区分・時間を同じ列にそろえました。

制作日	作品名	区分	作業時間（分）
2026-10-01	朝の窓	下描き	25
2026-10-01	朝の窓	彩色	40
2026-10-02	青い椅子	下描き

「朝の窓」は2行ありますが、下描きと彩色という別の作業です。作品名が同じという理由だけで片方を削除すると、作業時間が欠けてしまいます。一方、作品数を数えたいなら、作業回数とは区別して頼む必要があります。

最後の行の時間は空欄です。未記録なのか、作業時間がゼロなのかは、この表だけでは分かりません。勝手に0へ置き換えず、意味を確認してから集計条件を決めます。

「時間」だけより「作業時間（分）」と書けば、数値の意味と単位を伝えられます。途中で同じ意味の列を入れ替えず、表の先頭から同じ並びを保ちましょう。

公式案内は、無関係な複数の表を同じシートに置くことや、データを分断する空行・空列を避けるよう勧めています。例えば、制作記録の途中に月ごとの大見出しや空行を挟むより、日付の列で各記録を区別する形が考えられます。記録内の未入力セルと、表全体を区切る空行は分けて考えましょう。

表を整えたら、何を知りたいかも明示します。次の文面は編集部の提案例で、ChatGPTには送信していません。

作業時間（分）を区分別に合計してください。対象期間は2026年10月1〜7日です。空欄があれば集計前に知らせ、対象列と集計条件を説明してください。

回答が出たら、意図した期間・列・区分が使われたかを元の表と照らします。Pythonを使った分析の場合には、これに加えて生成されたコード・出力・前提を確認するよう公式ヘルプの分析詳細の確認方法が案内しています。表の整理だけで、分析の正確さが保証されるわけではありません。

同ヘルプにはCSV・XLS・XLSXなどが挙がっていますが、利用できる形式はモデル、プラン、ワークスペース設定、アカウントの機能で変わります。確認日：2026-10-19 JST。